A fatura eletrónica entre empresas vai deixar de ser opcional. A Lei Crea y Crece estabelece que as operações entre empresas e trabalhadores independentes (B2B) deverão ser feitas com fatura eletrónica, com uma implementação por fases. Não é o mesmo que enviar um PDF por email: falamos de uma fatura em formato estruturado que ambas as partes podem processar e cujo estado pode ser acompanhado. Preparar-se com tempo evita stress de última hora. Este guia explica o que é, a quem afeta e como estar pronto com o Odoo.
En 30 segundos. Mandatory B2B e-invoicing: What it is, who it affects, requirements, and how to prepare with Odoo. Your essential guide from a partner.
O que é a fatura eletrónica obrigatória B2B
Hoje muitas empresas já enviam faturas em PDF, mas isso não é uma fatura eletrónica em sentido estrito. A obrigação da Lei Crea y Crece refere-se a uma fatura em formato estruturado, que o sistema do recetor pode ler e processar automaticamente, e com a possibilidade de comunicar o estado da fatura (aceite, paga, recusada). O objetivo é reduzir a morosidade e digitalizar as relações entre empresas. É uma obrigação diferente de VeriFactu — que se refere ao registo da faturação —, embora ambas apontem para o mesmo: uma faturação mais transparente. Pode ver a outra peça em VeriFactu e Odoo.
A quem afeta e quando
Afetará todas as empresas e trabalhadores independentes nas suas operações B2B, mas não a todos ao mesmo tempo: a implementação está prevista por fases, começando pelas empresas de maior faturação e estendendo-se depois ao restante. As datas concretas dependem do desenvolvimento regulamentar, que tem vindo a ser ajustado, por isso o prudente é não confiar em informações de terceiros e consultar o calendário oficial na sede da Agência Tributária ou com a sua consultoria. O que é certo é a direção: a fatura eletrónica B2B vai chegar, e preparar-se com antecedência é sempre melhor do que correr no final.
O que exige à sua empresa
Na prática, cumprir implica poder:
- Emitir faturas a outras empresas no formato eletrónico estruturado exigido.
- Receber e processar as faturas eletrónicas dos seus fornecedores.
- Informar sobre o estado das faturas (aceitação, pagamento…).
- Conservar e poder consultar tudo isso de forma organizada.
O importante é que não se trata de mais um trâmite manual, mas sim de que o seu sistema de faturação esteja preparado para o fazer por si.
Como se preparar com o Odoo passo a passo
Passo 1 · Faturação em formato eletrónico
Configura-se o Odoo para emitir faturas no formato eletrónico estruturado, além da versão que o cliente vê. Entregável: emissão eletrónica pronta.
Passo 2 · Receção de faturas de fornecedores
Prepara-se o Odoo para receber e processar as faturas eletrónicas que os seus fornecedores lhe enviarem, sem digitar dados manualmente. Entregável: receção automatizada.
Passo 3 · Estados e acompanhamento
Ativa-se o acompanhamento do estado de cada fatura, para saber se está aceite, paga ou pendente. Entregável: controlo do ciclo da fatura.
Passo 4 · Integração com clientes e fornecedores B2B
Se trabalha com um portal B2B, a faturação eletrónica integra-se nesse fluxo; o foco está no Odoo ecommerce B2B. Entregável: fluxo B2B conforme.
Porque convém antecipar-se
Esperar pelo último dia para se adaptar a uma obrigação deste tipo é a receita para o stress: pressa, custos adicionais e erros. Antecipar-se tem vantagens para além de cumprir: a fatura eletrónica bem implementada reduz o trabalho administrativo (menos digitação, menos erros), acelera os recebimentos ao acompanhar o estado de cada fatura, e deixa a sua empresa preparada para trabalhar com grandes clientes que já a exigem. Com o Odoo, preparar-se para a obrigação é também modernizar a sua faturação, não apenas cumprir um requisito.
Erros frequentes com a fatura eletrónica
- Acreditar que enviar um PDF já é “fatura eletrónica”: não é no sentido da norma.
- Preparar apenas a emissão e esquecer a receção de faturas de fornecedores.
- Deixar para quando a obrigação já estiver em cima da hora.
- Confiar em datas de terceiros em vez de confirmar o calendário oficial.
Com um parceiro que conheça a normativa, chega pronto sem surpresas; convém escolher bem com quem implementa.
Quanto custa e quanto tempo demora a preparar no Odoo?
Se já usa o Odoo, ativar a faturação eletrónica é uma configuração delimitada; se está a implementar o Odoo, integra-se no projeto. O enquadramento está em implementação de Odoo e o detalhe do custo em quanto custa o Odoo.
Prazos indicativos e não vinculativos; dependem do seu caso e do desenvolvimento regulamentar.
O que fazer agora para não chegar atrasado
Embora o calendário definitivo dependa do regulamento, há coisas sensatas que podes fazer já para não chegares com pressa. A primeira, rever como faturas hoje e a que empresas: se trabalhas com clientes grandes, é provável que a fatura eletrónica te chegue antes pelo lado deles. A segunda, verificar se o teu sistema de faturação está —ou estará— preparado para o formato estruturado, tanto para emitir como para receber. A terceira, organizar os teus dados de clientes e fornecedores, porque uma fatura eletrónica com dados incorretos é uma fatura que é rejeitada. E a quarta, falar com a tua assessoria e com o teu parceiro tecnológico para teres um plano, em vez de improvisares quando a obrigação estiver iminente.
Antecipar não significa fazer tudo hoje, significa não deixar para o fim. As empresas que chegam tarde a este tipo de mudanças acabam por pagar mais e com mais erros; as que se preparam com margem vivem-no como uma melhoria da sua faturação, não como um fardo. Com Odoo, essa preparação é sobretudo configuração, pelo que o trabalho é feito uma vez e fica pronto para quando a obrigação entrar em vigor para a tua empresa.
Perguntas frequentes
Quando é obrigatória a fatura eletrónica entre empresas?
A Lei Cria e Cresce estabelece-a com entrada em vigor por fases, começando pelas empresas de maior faturação. As datas dependem do regulamento, pelo que convém confirmá-las na AEAT ou com a tua assessoria.
Enviar um PDF conta como fatura eletrónica?
Não no sentido da norma. Exige-se um formato estruturado que o sistema do recetor possa processar, não um simples documento para ler.
A quem afeta a obrigação?
A todas as empresas e trabalhadores independentes nas suas operações B2B, de forma escalonada de acordo com o tamanho, começando pelas de maior faturação.
Odoo permite emitir e receber faturas eletrónicas?
Sim. Odoo configura-se para emitir no formato eletrónico exigido e para receber e processar as dos teus fornecedores, com acompanhamento do estado.
É o mesmo que VeriFactu?
Não. VeriFactu refere-se ao registo da faturação; a fatura eletrónica B2B refere-se ao formato eletrónico obrigatório entre empresas. São obrigações distintas e complementares.
Tenho de mudar de programa para cumprir?
Não necessariamente, mas o teu sistema de faturação deve estar preparado. Odoo está, por isso, se já o usas ou o implementas, cobres a obrigação a partir do próprio sistema.
O que ganho ao antecipar-me?
Menos trabalho administrativo, recebimentos mais rápidos e estar pronto para clientes que já exigem fatura eletrónica, além de evitar a pressa de última hora.
Preciso de uma plataforma à parte?
Com Odoo, boa parte do processo é gerida a partir do próprio sistema. O detalhe, segundo o teu caso e o regulamento, é especificado pelo parceiro ao preparar a configuração.
É o mesmo a fatura eletrónica para empresas que para as administrações públicas?
Não exatamente. Com as administrações públicas (B2G), a fatura eletrónica já é obrigatória há anos através do FACe; a novidade da Lei Cria e Cresce é estender essa obrigação às operações entre empresas privadas.
Queres chegar preparado à fatura eletrónica obrigatória sem preocupações?
Na Nextdoo, parceiro oficial da Odoo, deixamos a tua faturação preparada para a normativa B2B e para o VeriFactu de acordo com o teu caso. Começa por a implementação do Odoo ou pede um diagnóstico da tua empresa.
Fontes: sede eletrónica da Autoridade Tributária e documentação oficial da Odoo. Informação orientativa, não aconselhamento fiscal; confirma o calendário e os detalhes com a AEAT ou a tua assessoria.
Fontes
Fontes oficiais consultadas: documentação oficial da Odoo y sede eletrónica da Autoridade Tributária (VeriFactu). Valores de custo e prazo orientativos e não vinculativos, sujeitos a variações consoante o projeto.