Die elektronische Rechnung zwischen Unternehmen wird nicht länger optional sein. Das Gesetz Crea y Crece legt fest, dass Vorgänge zwischen Unternehmen und Selbstständigen (B2B) mit einer elektronischen Rechnung abgewickelt werden müssen, mit einer phasenweisen Einführung. Das ist nicht dasselbe wie das Senden eines PDFs per E-Mail: Wir sprechen von einer Rechnung in einem strukturierten Format, das beide Parteien verarbeiten können und deren Status verfolgt werden kann. Eine frühzeitige Vorbereitung vermeidet Last-Minute-Stress. Dieser Leitfaden erklärt, was es ist, wen es betrifft und wie man mit Odoo bereit ist.
En 30 segundos. Mandatory B2B e-invoicing: What it is, who it affects, requirements, and how to prepare with Odoo. Your essential guide from a partner.
Was ist die obligatorische B2B-Elektronische Rechnung
Heute versenden viele Unternehmen bereits Rechnungen als PDF, aber das ist im engeren Sinne keine elektronische Rechnung. Die Verpflichtung des Gesetzes Crea y Crece bezieht sich auf eine Rechnung in strukturiertem Format, die das System des Empfängers automatisch lesen und verarbeiten kann, und mit der Möglichkeit, den Status der Rechnung (angenommen, bezahlt, abgelehnt) zu übermitteln. Ziel ist es, Zahlungsverzüge zu reduzieren und die Beziehungen zwischen Unternehmen zu digitalisieren. Es ist eine andere Verpflichtung als VeriFactu – das die Registrierung der Fakturierung betrifft –, obwohl beide auf dasselbe abzielen: eine transparentere Fakturierung. Den anderen Artikel finden Sie unter VeriFactu und Odoo.
Wen es betrifft und wann
Es wird alle Unternehmen und Selbstständigen in ihren B2B-Geschäften betreffen, aber nicht alle gleichzeitig: Die Einführung ist phasenweise geplant, beginnend mit umsatzstarken Unternehmen und sich dann auf den Rest ausbreitend. Die genauen Termine hängen von der regulatorischen Entwicklung ab, die sich angepasst hat, daher ist es ratsam, sich nicht auf Hörensagen zu verlassen und den offiziellen Kalender bei der Sitz der Steuerbehörde oder bei Ihrer Steuerberatung. Was jedoch sicher ist, ist die Richtung: Die elektronische B2B-Rechnung kommt, und sich mit Vorlaufzeit vorzubereiten ist immer besser, als am Ende zu hetzen.
Was es von Ihrem Unternehmen verlangt
In der Praxis bedeutet die Einhaltung, dass Sie in der Lage sein müssen:
- Rechnungen an andere Unternehmen im erforderlichen strukturierten elektronischen Format ausstellen.
- Elektronische Rechnungen Ihrer Lieferanten empfangen und verarbeiten.
- Den Status der Rechnungen (Akzeptanz, Zahlung…) melden.
- All dies geordnet aufbewahren und einsehen können.
Wichtig ist, dass es sich nicht um einen weiteren manuellen Vorgang handelt, sondern dass Ihr Fakturierungssystem bereit ist, dies für Sie zu erledigen.
Wie Sie sich Schritt für Schritt mit Odoo vorbereiten
Schritt 1 · Fakturierung im elektronischen Format
Odoo wird so konfiguriert, dass es Rechnungen im strukturierten elektronischen Format ausstellt, zusätzlich zur Version, die der Kunde sieht. Lieferobjekt: elektronische Ausstellung bereit.
Schritt 2 · Empfang von Lieferantenrechnungen
Odoo wird darauf vorbereitet, elektronische Rechnungen, die Ihnen Ihre Lieferanten senden, zu empfangen und zu verarbeiten, ohne manuelle Dateneingabe. Lieferobjekt: automatisierter Empfang.
Schritt 3 · Status und Nachverfolgung
Die Statusverfolgung jeder Rechnung wird aktiviert, um zu wissen, ob sie akzeptiert, bezahlt oder ausstehend ist. Lieferobjekt: Kontrolle des Rechnungszyklus.
Schritt 4 · Integration mit B2B-Kunden und -Lieferanten
Wenn Sie mit einem B2B-Portal arbeiten, wird die elektronische Rechnungsstellung in diesen Workflow integriert; der Fokus liegt auf Odoo ecommerce B2B. Lieferobjekt: konformer B2B-Fluss.
Warum es sich lohnt, vorauszusehen
Bis zum letzten Tag zu warten, um sich an eine solche Verpflichtung anzupassen, ist das Rezept für Stress: Eile, Mehrkosten und Fehler. Ein frühzeitiges Handeln hat Vorteile, die über die Einhaltung hinausgehen: Eine gut eingerichtete elektronische Rechnung reduziert den Verwaltungsaufwand (weniger Eingaben, weniger Fehler), beschleunigt den Geldeingang durch die Verfolgung des Status jeder Rechnung und bereitet Ihr Unternehmen auf die Zusammenarbeit mit großen Kunden vor, die diese bereits verlangen. Mit Odoo bedeutet die Vorbereitung auf die Verpflichtung auch die Modernisierung Ihrer Rechnungsstellung, nicht nur die Erfüllung einer Anforderung.
Häufige Fehler bei der elektronischen Rechnung
- Glauben, dass das Senden eines PDFs bereits eine „elektronische Rechnung“ ist: Dies ist im Sinne der Norm nicht der Fall.
- Nur die Ausstellung vorbereiten und den Empfang von Lieferantenrechnungen vergessen.
- Es aufschieben, bis die Verpflichtung bereits unmittelbar bevorsteht.
- Sich auf Hörensagen von Terminen verlassen, anstatt den offiziellen Kalender zu bestätigen.
Mit einem Partner, der die Vorschriften kennt, sind Sie ohne Überraschungen bereit; es lohnt sich, gut zu wählen, mit wem Sie implementieren.
Wie viel kostet und wie lange dauert die Vorbereitung in Odoo?
Wenn Sie bereits Odoo nutzen, ist die Aktivierung der elektronischen Rechnungsstellung eine begrenzte Konfiguration; wenn Sie Odoo implementieren, wird sie in das Projekt integriert. Der Rahmen ist in Odoo-Implementierung und die Kostendetails unter was Odoo kostet.
Orientierende und nicht bindende Fristen; abhängig von Ihrem Fall und der regulatorischen Entwicklung.
Was jetzt zu tun ist, um nicht zu spät zu kommen
Auch wenn der endgültige Zeitplan von der Verordnung abhängt, gibt es sinnvolle Dinge, die Sie jetzt schon tun können, um nicht in Eile zu geraten. Erstens, überprüfen Sie, wie und an welche Unternehmen Sie heute Rechnungen stellen: Wenn Sie mit großen Kunden zusammenarbeiten, ist es wahrscheinlich, dass die elektronische Rechnung zuerst von deren Seite bei Ihnen ankommt. Zweitens, prüfen Sie, ob Ihr Rechnungssystem für das strukturierte Format vorbereitet ist – oder sein wird –, sowohl zum Senden als auch zum Empfangen. Drittens, ordnen Sie Ihre Kunden- und Lieferantendaten, denn eine elektronische Rechnung mit falschen Daten ist eine Rechnung, die zurückgewiesen wird. Und viertens, sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung und Ihrem Technologiepartner, um einen Plan zu haben, anstatt zu improvisieren, wenn die Verpflichtung ansteht.
Vorauszugehen bedeutet nicht, alles heute zu erledigen, sondern es nicht bis zum Schluss aufzuschieben. Unternehmen, die bei solchen Änderungen spät dran sind, zahlen am Ende mehr und machen mehr Fehler; diejenigen, die sich mit genügend Vorlaufzeit vorbereiten, erleben es als Verbesserung ihrer Rechnungsstellung, nicht als Belastung. Mit Odoo ist diese Vorbereitung vor allem Konfiguration, sodass die Arbeit einmal erledigt ist und bereitsteht, wenn die Verpflichtung für Ihr Unternehmen in Kraft tritt.
Häufig gestellte Fragen
Wann ist die elektronische Rechnung zwischen Unternehmen Pflicht?
Das Gesetz „Crea y Crece“ (Schaffen und Wachsen) legt die Einführung in Phasen fest, beginnend mit Unternehmen mit dem höchsten Umsatz. Die Termine hängen von der Verordnung ab, daher sollten Sie diese bei der AEAT oder Ihrer Steuerberatung bestätigen.
Gilt das Senden eines PDFs als elektronische Rechnung?
Nicht im Sinne der Vorschrift. Es ist ein strukturiertes Format erforderlich, das das System des Empfängers verarbeiten kann, kein einfaches Dokument zum Lesen.
Wen betrifft die Pflicht?
Alle Unternehmen und Selbstständigen in ihren B2B-Geschäften, gestaffelt nach Größe, beginnend mit den umsatzstärksten.
Ermöglicht Odoo das Ausstellen und Empfangen elektronischer Rechnungen?
Ja. Odoo wird so konfiguriert, dass es im geforderten elektronischen Format ausstellt und die Rechnungen Ihrer Lieferanten empfängt und verarbeitet, inklusive Statusverfolgung.
Ist das dasselbe wie VeriFactu?
Nein. VeriFactu betrifft die Registrierung der Rechnungsstellung; die elektronische B2B-Rechnung betrifft das obligatorische elektronische Format zwischen Unternehmen. Es handelt sich um unterschiedliche und ergänzende Pflichten.
Muss ich mein Programm wechseln, um die Vorschriften zu erfüllen?
Nicht unbedingt, aber Ihr Rechnungssystem muss darauf vorbereitet sein. Odoo ist es, wenn Sie es also bereits nutzen oder implementieren, erfüllen Sie die Pflicht direkt über das System.
Was gewinne ich, wenn ich vorausschauend handle?
Weniger Verwaltungsaufwand, schnellere Zahlungen und die Bereitschaft für Kunden, die bereits elektronische Rechnungen verlangen, zusätzlich zur Vermeidung von Last-Minute-Eile.
Benötige ich eine separate Plattform?
Mit Odoo wird ein Großteil des Prozesses direkt über das System verwaltet. Die Details, je nach Ihrem Fall und der Verordnung, werden vom Partner bei der Konfiguration festgelegt.
Ist die elektronische Rechnung für Unternehmen dasselbe wie für öffentliche Verwaltungen?
Nicht genau. Für öffentliche Verwaltungen (B2G) ist die elektronische Rechnung über FACe bereits seit Jahren Pflicht; die Neuerung des Gesetzes „Crea y Crece“ ist die Ausweitung dieser Pflicht auf Transaktionen zwischen Privatunternehmen.
Möchten Sie ohne Stress für die obligatorische elektronische Rechnung bereit sein?
Bei Nextdoo, offiziellem Odoo-Partner, bereiten wir Ihre Rechnungsstellung gemäß Ihrer Situation für die B2B-Vorschriften und für VeriFactu vor. Beginnen Sie mit der Implementierung von Odoo oder fordern Sie eine Diagnose für Ihr Unternehmen an.
Quellen: elektronische Geschäftsstelle der Steuerbehörde und offizielle Odoo-Dokumentation. Dies sind Richtinformationen, keine Steuerberatung; bestätigen Sie den Zeitplan und die Details mit der AEAT oder Ihrer Steuerberatung.
Quellen
Konsultierte offizielle Quellen: offizielle Odoo-Dokumentation y elektronische Geschäftsstelle der Steuerbehörde (VeriFactu). Die Kosten- und Fristangaben sind Richtwerte und nicht bindend, sie können je nach Projekt variieren.