Bien acheter, ce n'est pas seulement commander au fournisseur : c'est acheter la bonne quantité, au bon moment et au meilleur prix, sans être en rupture de stock ni accumuler ce qui ne tourne pas. Dans de nombreuses PME, les achats se font à l'aveuglette, par e-mail ou par téléphone, et le résultat est des ruptures de stock, de l'argent immobilisé et des factures fournisseurs qui ne correspondent pas. Odoo Achats organise tout cela et le lie à l'inventaire et à la comptabilité. Ce guide explique ce que c'est, comment ça fonctionne et ce que votre entreprise y gagne.
En 30 segundos. Discover Odoo Purchasing: its functions, features & benefits. Streamline requests, suppliers, automated procurement & reception, integrated with inventory.
Qu'est-ce que c'est et à quoi sert Odoo Achats
Odoo Achats est l'outil avec lequel vous gérez tout le cycle d'approvisionnement : depuis la détection d'un besoin jusqu'à la réception de la marchandise et l'enregistrement de la facture fournisseur. Il sert à acheter avec discernement —ce qu'il faut, quand il le faut— et à avoir le contrôle des fournisseurs, des prix et des commandes en un seul endroit. L'approche complète se trouve sur la page de Odoo Achats.
Ce que vous pouvez faire avec Odoo Achats
- Créer des demandes et des commandes d'achat de manière ordonnée.
- Gérer les fournisseurs et leurs tarifs et conditions.
- Comparer les offres de plusieurs fournisseurs avant de décider.
- Réapprovisionner automatiquement selon les règles de stock minimum.
- Réceptionner la marchandise liée à l'inventaire ; voir Odoo Inventaire.
- Enregistrer les factures fournisseurs et les lier à la comptabilité.
Comment fonctionne Odoo Achats étape par étape
Étape 1 · Détecter le besoin
Lorsqu'un article descend en dessous de son stock minimum ou qu'il y a une commande à couvrir, Odoo détecte le besoin d'achat. Livrable : besoin identifié.
Étape 2 · Demande et comparaison d'offres
La demande est générée auprès d'un ou plusieurs fournisseurs et leurs offres sont comparées pour choisir la meilleure. Livrable : fournisseur choisi avec discernement.
Étape 3 · Commande d'achat
La commande est confirmée au fournisseur, avec ses prix et conditions déjà chargés. Livrable : commande en cours.
Étape 4 · Réception
La marchandise arrive et est enregistrée par rapport à la commande ; le stock augmente automatiquement. Livré : entrée contrôlée.
Étape 5 · Facture du fournisseur
La facture du fournisseur est enregistrée, elle est rapprochée de la commande et de la réception, et génère son écriture comptable ; voir Odoo Comptabilité. Livré : achat clôturé et comptabilisé.
Le grand avantage : acheter la bonne quantité, sans ruptures ni surstock
La différence d'Odoo par rapport à l'achat au jugé est l'approvisionnement automatique. Avec des règles de stock minimum, le système sait quand et combien réapprovisionner, de sorte que vous ne vous retrouvez plus sans ce que vous vendez le plus et que vous n'accumulez plus ce qui ne tourne pas. Et étant lié à l'inventaire et à la comptabilité, la marchandise reçue ajoute du stock et sa facture génère l'écriture sans que personne n'ait à le noter séparément. Acheter cesse d'être une tâche réactive et au jugé, et devient un processus contrôlé qui protège votre trésorerie.
Ce que votre entreprise gagne avec Odoo Achats
- Moins de ruptures de stock, avec réapprovisionnement automatique de ce qui tourne.
- Moins d'argent immobilisé dans des achats en trop.
- Meilleurs prix en comparant les offres et en contrôlant les tarifs.
- Moins de travail administratif en liant les achats à l'inventaire et à la comptabilité.
Pour qui est Odoo Achats
Convient à toute PME qui achète pour vendre ou pour produire : commerce, distribution, fabrication, hôtellerie. Plus le volume d'achats et le nombre de fournisseurs sont élevés, plus l'impact est perceptible. Si vous achetez très occasionnellement et sans stock à gérer, ce n'est peut-être pas votre priorité ; dans une entreprise qui dépend de la disponibilité des produits, le contrôle des achats est généralement ce qui protège le plus la marge.
Un exemple : du manque de stock à la facture fournisseur
Suivons un achat du début à la fin. Un produit qui se vend bien passe en dessous de son stock minimum : Odoo le détecte et propose un réapprovisionnement. La demande est générée auprès des fournisseurs habituels et, si vous le souhaitez, leurs offres sont comparées ; vous choisissez le meilleur et la commande est confirmée avec ses prix déjà chargés. Lorsque la marchandise arrive, elle est enregistrée par rapport à cette commande et le stock augmente instantanément, disponible à la vente. Quelques jours plus tard, la facture du fournisseur arrive : elle est automatiquement rapprochée de la commande et de la réception — pour détecter si quelque chose ne correspond pas — et génère son écriture comptable. Personne n'a eu à surveiller le stock à l'œil, ni à re-saisir la commande en facturation, ni à rapprocher la facture manuellement. Ce cycle contrôlé est ce qui distingue l'achat réfléchi de l'achat impulsif.
Erreurs fréquentes avec les achats
Les écueils habituels lors de la gestion des achats sont : acheter au jugé et se retrouver en rupture de stock sur les produits les plus vendus ou accumuler ce qui ne bouge pas ; ne pas comparer les offres et payer trop cher par habitude ; recevoir des marchandises sans les lier au stock, ce qui déséquilibre l'inventaire ; et enregistrer les factures fournisseurs sans les croiser avec la commande, en payant des montants ou des quantités qui ne correspondent pas. Tous ces problèmes sont évités avec un module d'achats intégré, où le réapprovisionnement est automatique, les offres sont comparées et la facture est rapprochée de la commande et de la réception. La clé est de configurer les règles de réapprovisionnement et les fournisseurs dès le début, avec un partner qui connaît votre fonctionnement ; il convient de bien choisir.
Comment démarrer avec Odoo Achats
Vous pouvez commencer par les achats avec l'inventaire et étendre à la comptabilité par phases, ou l'intégrer dans une implémentation. Le cadre se trouve dans l'implémentation d'Odoo et le détail des coûts dans combien coûte Odoo.
Mieux négocier avec les données d'achat en main
Un avantage souvent négligé de la gestion des achats dans Odoo est ce que vous pouvez faire avec les données qui s'accumulent. En ayant tout l'historique des achats au même endroit, vous savez combien vous achetez à chaque fournisseur, à quels prix et avec quelles conditions, et comment ils ont évolué. Cette information est précieuse au moment de négocier : vous arrivez à la table en connaissant votre volume réel, en comparant les offres de manière objective et en détectant si un fournisseur a augmenté ses prix sans que vous ne vous en rendiez compte. Sans données, on négocie à l'instinct ; avec elles, avec des arguments. Pour une PME qui achète auprès de plusieurs fournisseurs, cette capacité à négocier avec des chiffres réels se traduit souvent par des économies qui, additionnées tout au long de l'année, pèsent réellement sur la marge.
Foire aux questions
Qu'est-ce que Odoo Achats ?
C'est le module Odoo pour gérer les achats et les fournisseurs : demandes, commandes, comparaison d'offres, approvisionnement automatique et réception, intégré à l'inventaire et à la comptabilité.
Odoo réapprovisionne-t-il le stock automatiquement ?
Oui. Avec des règles de stock minimum, lorsqu'un article descend en dessous du seuil, Odoo propose ou génère l'achat pour réapprovisionner, évitant ainsi les ruptures.
Puis-je comparer les offres de plusieurs fournisseurs ?
Oui. Vous pouvez solliciter plusieurs fournisseurs et comparer leurs offres avant de prendre une décision, pour acheter judicieusement et au meilleur prix.
La réception met-elle à jour l'inventaire ?
Oui. Lors de l'enregistrement des marchandises reçues par rapport à leur commande, le stock augmente automatiquement dans l'inventaire.
Rapproche-t-il les factures fournisseurs de la commande ?
Oui. La facture du fournisseur est croisée avec la commande et la réception pour détecter les différences de montant ou de quantité avant le paiement.
Se lie-t-il à la comptabilité ?
Oui. Chaque facture d'achat génère son écriture comptable sans ré-encodage, tenant ainsi les livres à jour.
Est-il utile pour gérer les tarifs par fournisseur ?
Oui. Vous pouvez importer les prix et les conditions de chaque fournisseur, de sorte que les commandes soient émises avec le prix correct sans avoir à le rechercher à chaque fois.
Est-ce difficile à utiliser ?
Non. Créer un bon de commande et réceptionner la marchandise est simple, et le réapprovisionnement et le rapprochement des factures sont automatisés.
Combien coûte Odoo Achats ?
Cela dépend de l'étendue du projet et de si vous l'utilisez seul ou avec l'inventaire et la comptabilité. Les détails, sans chiffres inventés, se trouvent dans le guide du coût d'Odoo.
Voulez-vous acheter juste ce qu'il faut, sans ruptures de stock ni argent immobilisé ?
Chez Nextdoo, partenaire officiel d'Odoo, nous configurons vos règles de réapprovisionnement et vos fournisseurs et les connectons à l'inventaire et à la comptabilité. Commencez par Odoo Achats ou demandez un diagnostic de votre approvisionnement.
Source : documentation officielle d'Odoo (Achats). Chiffres indicatifs et non contractuels.
Sources
Sources officielles consultées : documentation officielle d'Odoo et site électronique de l'Agence Fiscale (VeriFactu). Chiffres de coût et délais indicatifs et non contractuels, sujets à variations selon le projet.