O encerramento contabilístico é aquele momento do ano em que é preciso pôr ordem nas contas do exercício: quadrar, rever, regularizar e deixar tudo pronto para as contas anuais e os impostos. Feito à última hora e com a contabilidade desorganizada, é um pesadelo; feito sobre um sistema atualizado, é um processo organizado. Este guia explica o que é o encerramento contabilístico, o que implica e como o Odoo te ajuda a chegar a ele com as contas equilibradas. O concreto do teu caso, como sempre em contabilidade e fiscalidade, convém confirmá-lo com a tua assessoria.
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O que é o encerramento contabilístico
O encerramento contabilístico é o conjunto de operações com as quais se encerra um exercício económico. Basicamente, é pôr o ponto final nas contas de um ano: assegurar que tudo está registado e equilibrado, fazer os ajustamentos que correspondam e determinar o resultado do exercício (o lucro ou o prejuízo). A partir desse encerramento elaboram-se as contas anuais e preparam-se as obrigações fiscais do exercício, como o imposto de sociedades no caso das empresas. Não é um trâmite mecânico: implica critério contabilístico, e por isso costuma fazer-se com a assessoria. O que pode ser enormemente facilitado é a parte de ter os dados organizados e equilibrados, que é onde um bom sistema marca a diferença.
O que implica o encerramento do exercício
O encerramento do exercício não é um só ato, mas sim uma série de revisões e ajustamentos. Em linhas gerais, costuma incluir: quadrar os saldos de todas as contas e conciliar bancos; rever e contabilizar as amortizações do imobilizado; registar as provisões e os ajustamentos que correspondam; regularizar as existências de acordo com o inventário real; rever a periodificação de receitas e despesas (para que cada uma esteja no seu exercício); e, finalmente, regularizar o resultado levando receitas e despesas ao seu lugar para determinar o lucro ou o prejuízo. Cada um destes passos requer critério, e daí que o encerramento seja um trabalho conjunto com a assessoria. Mas todos partem de uma base comum: que a contabilidade do ano esteja completa e equilibrada. Se essa base falha, o encerramento transforma-se numa reconstrução contra o relógio.
Como o Odoo te ajuda com o encerramento contabilístico
Aqui está a chave prática. A maior parte da dificuldade do encerramento não está nos ajustamentos finais, mas sim em chegar a eles com a contabilidade em dia e equilibrada. E isso é precisamente o que um sistema integrado proporciona. Com o Odoo, cada fatura de venda, cada compra e cada movimento geram os seus lançamentos automaticamente durante todo o ano, os bancos são conciliados de forma contínua e os saldos estão sempre disponíveis e atualizados na tua contabilidade. Isso significa que, quando chega o encerramento, não partes do zero nem de um monte de papéis: partes de uma contabilidade viva e equilibrada, sobre a qual tu e a tua assessoria fazem os ajustamentos de amortizações, provisões e regularizações com dados fiáveis. O Odoo também facilita os relatórios financeiros (balanço, demonstração de resultados, razões) que são necessários para rever e preparar o encerramento. O critério contabilístico é da assessoria; a ordem e os dados, do sistema. Mais detalhes na documentação de contabilidade do Odoo.
Erros frequentes no encerramento contabilístico
Com o encerramento repetem-se alguns percalços que convém evitar. O primeiro, chegar com a contabilidade atrasada e ter de registar meses de uma só vez, com o risco de erros. O segundo, não conciliar os bancos durante o ano e encontrar desequilíbrios no final. O terceiro, esquecer ajustamentos como amortizações, provisões ou a periodificação de gastos e receitas. O quarto, não quadrar as existências com o inventário real. E o quinto, deixar tudo para o último momento e fazê-lo à pressa. Todos têm o mesmo antídoto: uma contabilidade em dia durante todo o exercício e um bom acompanhamento da assessoria. O enquadramento de um projeto de gestão com o Odoo está na implementação do Odoo, e convém escolher bem o parceiro que conheça a contabilidade espanhola.
O encerramento começa em janeiro, não em dezembro
Há uma ideia que convém interiorizar: um bom encerramento não se faz em dezembro, prepara-se durante todo o ano. O erro mais comum é tratar o encerramento como uma tarefa de última hora, quando na realidade a sua dificuldade depende quase por completo de como a contabilidade foi gerida durante os doze meses anteriores. Se cada fatura foi registada no seu momento, os bancos foram conciliados com regularidade e o inventário está atualizado, o encerramento é um processo ordenado de revisão e ajustamento. Se, em contrapartida, a contabilidade foi gerida de forma desordenada, o encerramento torna-se uma reconstrução angustiante. Por isso, o melhor investimento para um encerramento tranquilo não é contratar mais horas em janeiro, mas sim ter durante todo o ano um sistema que mantenha a contabilidade viva e equilibrada. Essa é a mudança de fundo que trabalhar com uma gestão integrada proporciona: transforma o encerramento de um susto anual na consequência natural de um ano bem gerido.
Perguntas frequentes
O que é o encerramento contabilístico?
É o processo pelo qual, ao terminar o exercício, se revêm e regularizam as contas para determinar o resultado do ano e preparar as contas anuais e as obrigações fiscais.
O que implica o encerramento do exercício?
Quadrar saldos e conciliar bancos, rever amortizações e provisões, regularizar existências, rever a periodificação de receitas e despesas e regularizar o resultado. Requer critério contabilístico, por isso faz-se com a assessoria.
O Odoo faz o encerramento contabilístico automaticamente?
O Odoo mantém a contabilidade em dia e equilibrada durante todo o ano e facilita os relatórios necessários, de modo que chegas ao encerramento com os dados organizados. Os ajustamentos de critério coordenas-os com a tua assessoria.
Preciso de assessoria para o encerramento se usar o Odoo?
Sim, é recomendável: o encerramento implica critério contabilístico e fiscal que convém que um profissional reveja. O Odoo proporciona a ordem e os dados fiáveis; a assessoria, o critério e a validação.
Quando se faz o encerramento contabilístico?
Ao terminar o exercício económico (habitualmente o ano civil), com as contas anuais e as obrigações fiscais a serem apresentadas nos prazos que a legislação estabelece. Consulta o calendário com a tua assessoria.
Porque é importante manter a contabilidade em dia?
Porque a dificuldade do encerramento depende disso: com a contabilidade em dia, o encerramento é um processo organizado; atrasada, torna-se uma reconstrução apressada e com risco de erros.
Que relatórios preciso para o encerramento?
Habitualmente o balanço, a demonstração de resultados e os razões de contas, entre outros. O Odoo gera-os a partir da tua contabilidade, prontos para rever com a assessoria.
O encerramento contabilístico e as contas anuais são a mesma coisa?
Não exatamente: o encerramento é o processo de regularizar as contas do exercício, e as contas anuais são os documentos que se elaboram a partir desse encerramento. Um leva ao outro, mas são coisas distintas.
Quando se apresentam as contas anuais?
As contas anuais das sociedades são aprovadas e depositadas nos prazos que a legislação comercial estabelece após o encerramento do exercício. Convém confirmar o calendário concreto com a tua assessoria.
O Odoo gera o balanço e a demonstração de resultados?
Sim. A partir da tua contabilidade, o Odoo gera o balanço, a demonstração de resultados e os razões, que são a base para rever e preparar o encerramento com a tua assessoria.
Queres chegar ao encerramento com as contas equilibradas e sem sobressaltos?
Na Nextdoo, parceiro oficial do Odoo, mantemos a tua contabilidade em dia durante todo o ano, para que o encerramento seja a consequência natural de um exercício bem gerido. Começa por Odoo Contabilidade ou pede um diagnóstico.
Fontes: sede eletrónica da Agência Tributária e documentação do Odoo. Informação orientativa, não aconselhamento contabilístico nem fiscal; confirma critérios, ajustamentos e prazos com a tua assessoria.
Fontes
Fontes oficiais consultadas: documentação oficial do Odoo y sede eletrónica da Agência Tributária (VeriFactu). Valores de custo e prazo orientativos e não vinculativos, sujeitos a variações consoante o projeto.