Dans les entreprises qui travaillent par projets —agences, consultants, installateurs, bureaux d'études, services— la marge s'échappe à cause des tâches qui s'allongent, des heures que personne n'enregistre et des projets qui sont considérés comme terminés sans savoir s'ils ont généré de l'argent. Odoo Projets organise le travail, mesure les heures et connecte le projet aux ventes et à la facturation, afin que vous connaissiez la marge réelle pendant que vous pouvez encore réagir. Ce guide explique ce que c'est, comment ça fonctionne et ce que votre entreprise y gagne.
En 30 segundos. What is Odoo Projects, what it's for & how it works: tasks, kanban, timesheets, planning & project profitability, integrated with sales and...
Qu'est-ce que Odoo Projets et à quoi ça sert
Odoo Projets est l'outil avec lequel vous organisez et suivez le travail que votre entreprise réalise par commandes ou projets. Il sert à clarifier les tâches et leur état, à savoir qui fait quoi, à enregistrer les heures consacrées et —le plus important— à savoir si chaque projet est rentable. Il est particulièrement utile dans les entreprises où le produit est le temps et les connaissances de l'équipe. L'approche complète se trouve sur la page de Odoo Projets.
Ce que vous pouvez faire avec Odoo Projets
- Organiser le travail en projets et tâches, avec un tableau kanban visuel.
- Enregistrer les feuilles de temps pour savoir combien de temps prend chaque tâche.
- Planifier l'équipe et visualiser la charge de travail.
- Suivre l'état de chaque projet d'un coup d'œil.
- Facturer par projet, par heures ou par jalons ; voir Odoo Facturation.
- Mesurer la rentabilité réelle de chaque projet.
Comment fonctionne Odoo Projets étape par étape
Étape 1 · Créer le projet et ses tâches
Le projet est créé avec son client et est décomposé en tâches, organisées par étapes sur un tableau kanban. Livrable : projet structuré.
Étape 2 · Attribuer et planifier
Chaque tâche est attribuée à une personne et planifiée, de sorte que la charge de l'équipe et ce qu'il faut faire sont visibles. Livrable : travail réparti.
Étape 3 · Enregistrer les heures
L'équipe enregistre les heures consacrées à chaque tâche, de manière simple, pour connaître le coût réel du projet. Livrable : heures contrôlées.
Étape 4 · Suivre l'avancement
Les tâches avancent sur le tableau et l'état du projet est visible sans demander à personne. Livrable : avancement visible.
Étape 5 · Facturer et mesurer la rentabilité
Le projet est facturé —par heures, par jalons ou à prix fixe— et, avec les heures et les coûts imputés, la marge réelle est visible. Livrable : projet facturé et mesuré.
Le grand avantage : savoir si chaque projet rapporte de l'argent
La différence d'Odoo par rapport à la gestion des projets dans une feuille de calcul est que le projet est lié aux heures, aux ventes et à la facturation. Vous enregistrez les heures de l'équipe et les achats associés, et Odoo les compare avec le budget et la facturation, vous connaissez donc la marge réelle de chaque projet tant qu'il est en cours, et non six mois plus tard. Pour une entreprise de services, cette image change tout : vous découvrez quels types de projets et quels clients vous rapportent de l'argent et lesquels vous en coûtent, et vous décidez avec des données au lieu de la sensation de « cette année, nous avons beaucoup travaillé ».
Ce que votre entreprise gagne avec Odoo Projets
- Connaître la marge réelle de chaque projet, et non une estimation en fin d'année.
- Ne pas perdre d'heures non facturées, avec des feuilles de temps à jour.
- Travail organisé et visible, sans demander l'état de chaque tâche.
- Décider avec des données quels projets et clients sont rentables.
Pour qui est Odoo Projets
Convient à toute entreprise travaillant par projets ou commandes : agences, cabinets de conseil, bureaux d'architecture ou d'ingénierie, installateurs, entreprises de services, maintenance. Plus les heures de l'équipe pèsent sur le coût, plus l'impact est perceptible. Si votre entreprise est un pur produit sans projets, ce n'est peut-être pas votre priorité ; dans les services, contrôler les projets est généralement ce qui protège le plus la marge.
Un exemple : un projet de services du début à la fin
Suivons une commande typique dans une agence. Une vente de services est conclue et, à partir de la commande, le projet est créé avec ses tâches réparties par étapes. L'équipe travaille et enregistre ses heures sur chaque tâche —une après-midi ici, deux heures là—, et le responsable voit l'avancement sur le tableau sans avoir à demander. À mi-chemin, il consulte le nombre d'heures consommées par rapport aux heures budgétisées et détecte qu'une phase s'allonge, il ajuste donc avant que cela ne grignote la marge. À la fin, le projet est facturé —pour les heures réelles ou au prix fixe— et, avec tout imputé, il voit la marge réelle : ce projet a rapporté de l'argent, cet autre à peine. Cette information, projet par projet, est celle qui permet à une entreprise de services de croître intelligemment au lieu de travailler beaucoup pour gagner peu.
Erreurs fréquentes en gestion de projets
Les pièges habituels : ne pas enregistrer les heures et n'avoir aucune idée du coût de chaque projet ; gérer les projets dans des feuilles de calcul qui ne communiquent ni avec les ventes ni avec la facturation ; découvrir qu'un projet a mal tourné une fois qu'il est terminé et qu'il n'y a plus rien à faire ; et facturer à l'heure sans avoir réellement enregistré les heures. Tout cela est évité avec un module de projets intégré, où les heures alimentent le coût, le projet est lié aux ventes et à la facturation, et la marge est visible en temps réel. La clé est de mettre en place les feuilles de temps et la structure des projets en fonction de votre méthode de travail dès le départ, avec un partenaire qui connaît votre secteur ; il convient de bien choisir.
Comment démarrer avec Odoo Projets
Vous pouvez commencer par les projets en même temps que les ventes et la facturation, ou l'intégrer dans une implémentation. Le cadre se trouve dans implémentation d'Odoo et le détail des coûts dans combien coûte Odoo. La vente à l'origine du projet est gérée dans Odoo Ventes.
Projets clients et internes au même endroit
Odoo Projets ne sert pas seulement au travail que vous facturez à vos clients : il organise également les projets internes, ceux qui consomment du temps d'équipe même s'ils ne sont pas directement facturés. Une campagne marketing, le lancement d'une nouvelle ligne, une amélioration interne… tout cela sont des projets avec leurs tâches et leurs heures, et les gérer dans le même système vous donne une vision complète de l'utilisation du temps de votre personnel. Ceci est plus important qu'il n'y paraît : de nombreuses entreprises découvrent, en le mesurant, qu'une bonne partie de l'effort est consacrée à des travaux internes que personne ne contrôlait. Avoir des projets clients et internes dans le même outil, avec leurs heures, permet d'équilibrer la charge, de prioriser ce qui apporte réellement de la valeur et d'éviter que les activités internes ne dévorent le temps qui devrait être consacré à ce qui génère des revenus.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'Odoo Projets ?
C'est le module Odoo pour organiser le travail par projets et tâches, avec tableau kanban, feuilles de temps, planification et facturation par projet, intégré aux ventes et à la facturation.
Sert-il à savoir si un projet est rentable ?
Oui. En imputant les heures et les coûts et en les comparant à ce qui est facturé, Odoo affiche la marge réelle de chaque projet tant qu'il est en cours, et non à la fin.
Comment les heures sont-elles enregistrées ?
Avec des feuilles de temps simples : chaque personne note le temps consacré à chaque tâche, et ces heures alimentent le coût du projet.
Puis-je facturer à l'heure ou par jalons ?
Oui. Odoo permet de facturer les heures travaillées, par jalons ou à prix fixe, selon la façon dont vous travaillez avec chaque client.
S'intègre-t-il aux ventes ?
Oui. Une commande de services peut générer le projet, et le projet est facturé en lien avec la vente, sans ré-encodage.
Convient-il à une agence ou un cabinet de conseil ?
Oui, c'est l'un de ses cas idéaux : les entreprises où le produit est le temps de l'équipe et où connaître la marge par projet fait la différence.
Est-ce difficile à utiliser ?
Non. Le tableau kanban est intuitif et enregistrer les heures est simple ; cette facilité est essentielle pour que l'équipe l'utilise réellement.
Puis-je voir la charge de travail de l'équipe ?
Oui. La planification indique ce que chaque personne a et aide à répartir le travail sans surcharger personne.
Combien coûte Odoo Projets ?
Cela dépend de la portée et si vous l'utilisez seul ou avec les ventes et la facturation. Le détail, sans chiffres inventés, se trouve dans le guide sur le coût d'Odoo.
Voulez-vous savoir si chaque projet vous rapporte réellement de l'argent ?
Chez Nextdoo, partenaire officiel d'Odoo, nous configurons Odoo Projets avec des feuilles de temps et la rentabilité, lié aux ventes et à la facturation. Commencez par Odoo Projets ou demandez un diagnostic de votre méthode de travail.
Source : documentation officielle d'Odoo (Projet). Chiffres indicatifs et non contractuels.
Sources
Sources officielles consultées : documentation officielle d'Odoo et site électronique de l'Agence Fiscale (VeriFactu). Chiffres de coût et de délai indicatifs et non contractuels, sujets à variations selon le projet.