Partner de Odoo en San Sebastián

San Sebastián es una de las capitales gastronómicas del mundo: la ciudad con más estrellas Michelin por habitante, una Parte Vieja llena de bares de pintxos, sociedades gastronómicas y un turismo que llena hoteles y terrazas en temporada. Detrás de ese brillo hay un problema operativo muy real: la caja del restaurante, la despensa y la contabilidad suelen ir cada una por su lado. El chef sabe lo que ha vendido, pero no lo que le ha costado de verdad ni qué plato deja margen y cuál lo pierde; y con varios locales o un grupo hostelero, la foto conjunta nunca es clara al final del servicio.

Con Odoo, el TPV unifica la venta de sala, barra y terraza y descuenta del Inventario a medida que se sirve, de modo que el consumo de la despensa es real y no una estimación. Con escandallos —listas de materiales aplicadas a cada elaboración— sabes el coste exacto de un pintxo, un menú degustación o una ración, y por tanto su margen. El módulo de Compras ordena los pedidos a proveedores del mercado y de producto de temporada y avisa cuando toca reponer; y si el negocio tiene hotel o casa rural, las reservas y los eventos se integran en el mismo sistema. La contabilidad —con la particularidad de que en Gipuzkoa se factura por TicketBAI— queda cuadrada sola. Para un restaurante o grupo hostelero donostiarra, la ganancia es dejar de gobernar el negocio por intuición: ves qué carta y qué local rinden, ajustas precios con datos y consolidas varios establecimientos sin sumar tickets a mano.

Menos conocido que sus pintxos, pero igual de donostiarra, es su tejido de tecnología e investigación: el Parque Científico y Tecnológico de Miramón, centros como los del entorno DIPC, Tecnun y una constelación de empresas de electrónica, software industrial, biotecnología y materiales avanzados. Estas empresas viven de proyectos: subvenciones y ayudas a la I+D con justificación de horas, prototipos, clientes que compran por hitos y facturación recurrente cuando el producto se convierte en servicio. La trampa habitual es llevar los proyectos en una hoja de cálculo, las horas en otra y la facturación en un tercer sitio, de modo que nadie sabe en tiempo real si un proyecto de I+D va en beneficio o en pérdida.

Odoo pone ese ciclo en un solo sistema. El módulo de Proyectos con partes de horas registra el tiempo real dedicado a cada línea de I+D —imprescindible para justificar una subvención o calcular la deducción fiscal por innovación—; la contabilidad analítica reparte costes e ingresos por proyecto y te dice su rentabilidad al día, no a posteriori. El CRM ordena el pipeline comercial y mide la conversión; el módulo de Suscripciones gestiona la facturación recurrente, las renovaciones y el MRR cuando el producto se vende como servicio; y como Odoo es abierto, el equipo puede conectar por API el software o el hardware propio sin depender de un proveedor cerrado. Para una empresa tecnológica o un centro de I+D de San Sebastián, esto significa saber en todo momento qué proyecto es rentable, justificar las ayudas sin sufrir y escalar de la startup del parque a la pyme consolidada sin cambiar de sistema.

Gipuzkoa es uno de los grandes polos de máquina-herramienta y componentes de precisión de Europa. Alrededor de San Sebastián y en el corredor del Deba y el Urola conviven fabricantes de máquinas, mecanizados de alta precisión, tratamientos, moldes y proveedores de la automoción, la aeronáutica y la energía. Su reto operativo no admite improvisación: cada máquina o serie tiene una lista de materiales compleja, se fabrica bajo pedido con plazos comprometidos y el cliente final —a menudo un fabricante de coches o de aerogeneradores— exige trazabilidad total y estándares de calidad estrictos. Un retraso en una lista de materiales o una pieza que se cuela sin control se traduce en una línea parada y en penalizaciones.

Odoo cubre la fábrica de precisión de punta a punta. El módulo de Fabricación gestiona las listas de materiales de varios niveles, las órdenes de producción y los centros de trabajo con sus tiempos reales frente al estimado. El MRP planifica qué comprar y cuándo lanzar cada orden para no quedarse sin material ni acumular stock muerto. El Inventario con lotes y números de serie permite seguir cada pieza y componente hasta la máquina y el cliente concretos; el módulo de Calidad inserta puntos de control en el proceso; y Mantenimiento programa las revisiones de la maquinaria antes de que se rompa. Como buena parte de estas empresas exporta, Odoo trabaja en multidivisa y prepara la declaración de Intrastat con los datos que ya están en el sistema. Todo unido a la contabilidad analítica, así que conoces el coste real de cada máquina fabricada. Para un fabricante de máquina-herramienta guipuzcoano, esto significa entregar a plazo, defender el margen pieza a pieza y responder con datos cuando un cliente grande audita su trazabilidad.

San Sebastián es también una capital del cine y de la cultura: el Festival Internacional de Cine, productoras audiovisuales, estudios de animación y postproducción, agencias creativas y empresas de eventos que viven al ritmo de rodajes, encargos y temporadas. El reto de una productora o un estudio creativo es que su negocio se organiza por proyectos con presupuestos cerrados: un rodaje, una campaña, una serie de piezas. Si las horas del equipo, los costes de producción y las facturas al cliente no están en el mismo sitio, es imposible saber si un proyecto ha ido en beneficio hasta que ya se ha cerrado —y entonces es tarde para corregir.

Con Odoo, el módulo de Proyectos convierte cada encargo en una unidad con su presupuesto, sus tareas y sus partes de horas; la contabilidad analítica imputa a ese proyecto tanto los costes (equipo, alquiler de material, freelance) como los ingresos, de modo que la rentabilidad se ve en tiempo real y no en la autopsia. El módulo de Ventas emite el presupuesto y factura por hitos según avanza la producción; Compras ordena los subcontratos y alquileres; y el CRM mantiene el pipeline de nuevos encargos. Si el estudio vende contenido o licencias de forma recurrente, el módulo de Suscripciones lo gestiona. Todo ello con la facturación TicketBAI que exige Gipuzkoa resuelta de serie. Para una productora o una agencia creativa de San Sebastián, tener proyectos, horas, compras y facturación en un único sistema es la diferencia entre saber lo que gana cada rodaje y descubrirlo cuando ya no hay margen para reaccionar.

Hay un reto que ningún negocio de San Sebastián puede ignorar, sea del sector que sea: TicketBAI. Es el sistema de las Haciendas Forales vascas —en Gipuzkoa gestionado por la Diputación Foral— que obliga a que cada factura y cada ticket se generen con un software homologado, se firmen electrónicamente, incluyan un código y un QR y se remitan a Hacienda. No es opcional ni es un trámite menor: afecta a autónomos, comercios, restaurantes, talleres e industria por igual, y hacerlo mal expone a sanciones. Muchos negocios donostiarras lo han resuelto con parches sobre su viejo programa de facturación, con el riesgo de que el día que ese parche falle, se paran las ventas.

Aquí es donde tener el ERP y la facturación en el mismo sistema marca la diferencia. Odoo emite cada factura y cada ticket de TPV cumpliendo TicketBAI —firma, código y QR— sin salir del sistema donde ya vives el negocio: las mismas ventas que descuentan del inventario, alimentan la contabilidad y aparecen en tus informes son las que se remiten a la Hacienda Foral, sin doble tecleo ni conciliaciones manuales. La contabilidad queda cuadrada con la normativa foral y con los modelos correspondientes, y el histórico fiscal se conserva ordenado. Para cualquier empresa de Gipuzkoa, el valor no es solo cumplir con TicketBAI: es cumplir sin montar un rompecabezas de programas que no se hablan entre sí. Como partner oficial de Odoo configuramos TicketBAI correctamente desde el primer día, de modo que la obligación fiscal deje de ser una preocupación y pase a estar resuelta de fondo, integrada en la operativa diaria del negocio.