Ficha del paciente: graduación, alergias, controles
En una óptica, el cliente es un paciente con historial sanitario. Odoo lo gestiona ampliando la ficha estándar de contacto (res.partner) con campos personalizados vía Studio, según la documentación oficial Odoo Studio:
- Datos sanitarios: fecha de nacimiento, NIE/DNI, datos de contacto
- Última graduación: esfera, cilindro, eje, adición OD/OI
- Distancia interpupilar (DIP)
- Alergias y observaciones: alergias a níquel, sensibilidad al material
- Última revisión: fecha y observaciones
- Mutua asociada: si pertenece a aseguradora
La protección de datos sanitarios se gestiona con controles de acceso de Odoo: solo los usuarios con rol "óptico" o "gerente" ven la ficha completa. El personal administrativo solo accede a datos no sanitarios.
Recetas y prescripciones
Cada visita genera una receta que queda registrada en el histórico del paciente. La receta puede provenir del óptico-optometrista del propio establecimiento o ser aportada por el paciente desde su oftalmólogo.
El registro de cada receta incluye:
- Fecha de prescripción
- Graduación completa OD/OI
- Profesional prescriptor
- Documento adjunto (PDF de receta original)
- Vinculación al pedido de gafas correspondiente
Esto permite reconstruir el historial completo: "esta paciente tuvo esta graduación en 2024, esta otra en 2026, con estas monturas y estos cristales".
Inventario: monturas, lentes, líquidos, accesorios
El catálogo típico de una óptica:
- Monturas: con atributos marca, modelo, color, talla. Una óptica típica gestiona 500-1.500 monturas en exposición + stock.
- Lentes: índice (1.5, 1.6, 1.67, 1.74), tratamientos (antirreflejante, blue light, fotocromático, polarizado), forma (monofocal, progresivo). Pueden ser bajo pedido al laboratorio en lugar de stock.
- Líquidos y accesorios: gamuzas, estuches, cordones, líquidos limpiadores.
- Lentes de contacto: cajas mensuales o trimestrales, suscripción recurrente.
Las lentes de contacto encajan bien con el módulo Subscriptions de Odoo, generando pedidos automáticos cada mes y cobro recurrente.
Agenda de citas y recordatorios
El módulo Appointment de Odoo (docs) permite reservar citas para revisión, adaptación de lentes de contacto o prueba de monturas. El paciente reserva online desde la web y Odoo:
- Asigna el slot al óptico-optometrista disponible
- Envía confirmación por email
- Envía recordatorio 24h antes
- Bloquea la agenda automáticamente
Para pacientes recurrentes con revisión anual, Odoo puede generar tareas automáticas a 11 meses para llamar al paciente y agendar la revisión.
Garantías y postventa
Cada par de gafas se vende con garantía. El módulo Helpdesk de Odoo (docs) gestiona:
- Tickets de garantía: rotura, defecto de fábrica, cambio de patilla, ajuste
- Vinculación al pedido original: con fecha de compra para validar si está en garantía vigente
- Comunicación con fabricante: número de RMA si el fabricante asume la garantía
- Resolución y reposición: nuevo pedido al fabricante si aplica
Facturación a mutuas y aseguradoras
Cuando una mutua (Adeslas, DKV, Asisa, Sanitas, Mapfre) tiene convenio con la óptica, el flujo cambia: el paciente entrega su autorización, la óptica entrega las gafas con copago reducido (o gratis), y luego factura a la mutua.
Odoo lo cubre con:
- Pricelist por mutua: cada mutua tiene su tarifa pactada (importes por tipo de prestación)
- Cliente B2B: la mutua es un cliente con sus datos fiscales y condiciones de pago
- Facturación por lotes: agrupar todas las prestaciones de un mes en una única factura por mutua
- Justificantes: PDF con detalle de cada paciente atendido
Fiscalidad: IVA reducido en gafas graduadas
En España, las gafas graduadas y las lentes de contacto graduadas tienen IVA reducido al 10% según el artículo 91 de la Ley 37/1992 del IVA. Las gafas de sol sin graduación llevan IVA general 21%. Odoo permite configurar esta diferenciación por producto:
- Monturas y lentes graduadas: IVA 10%
- Líquidos, gamuzas, gafas de sol: IVA 21%
- Servicios profesionales de adaptación: IVA 21%
El TPV aplica automáticamente el IVA correcto según el producto. La localización fiscal española incluye los tipos impositivos predefinidos.
Además, las ópticas españolas deben cumplir:
- VeriFactu obligatorio 2026 (módulo
l10n_es_edi_verifactu) - Modelo 303 trimestral de IVA
- Modelo 347 anual si hay operaciones >3.005,06 EUR con terceros (proveedores grandes, mutuas)
Implantación y plazos orientativos
Una óptica independiente con 1 establecimiento y 2-3 empleados se implanta en torno a las 90 horas:
- Discovery + análisis sanitario: 8 horas
- Inventory + catálogo (monturas, lentes, líquidos): 14 horas
- Studio: personalización ficha paciente con campos sanitarios: 10 horas
- Sales + Pricelist + facturación: 10 horas
- Appointment + agenda online: 8 horas
- Helpdesk para garantías: 6 horas
- Contabilidad ES + IVA reducido + VeriFactu: 18 horas
- Formación 2 roles: 8 horas
- Testing + go-live: 8 horas
Presupuesto orientativo desde 7.000 EUR. No vinculante hasta presupuesto firmado tras discovery.
Preguntas frecuentes
¿Odoo cumple con la normativa sanitaria para fichas de paciente?
La protección de datos personales en una óptica se rige por el RGPD y por la legislación específica de centros sanitarios. Odoo permite almacenar la ficha del paciente con sus datos de salud, controles de acceso por usuario y trazabilidad. La conformidad concreta con la normativa sanitaria depende de cómo se configure el módulo y de las políticas internas del centro.
¿Puedo facturar a mutuas (Adeslas, DKV, Asisa)?
Sí. Odoo gestiona clientes corporativos como mutuas con sus tarifas pactadas, condiciones de pago específicas y facturación por lotes. Cada paciente atendido se asocia a su mutua y la factura se emite a la mutua, no al paciente.
¿Cómo gestiono las garantías de las gafas y lentes?
Las gafas suelen tener garantía del fabricante (1-2 años) y garantía adicional del establecimiento. Odoo registra cada venta con su fecha, número de serie de la montura y lentes, y emite alertas cuando un cliente reclama en garantía vigente.
¿Es realista implantar Odoo en una óptica de un solo establecimiento?
Sí. Una óptica independiente con 1-3 empleados se implanta con configuración básica (POS + Inventory + Sales + CRM + Calendar para citas). Orientativo: desde 7.000 EUR para una configuración estándar. Las cadenas con más establecimientos requieren multi-tienda y configuración más extensa.
Fuentes y referencias
- Odoo · Studio
- Odoo · Calendar (Appointment)
- Odoo · Helpdesk
- Odoo · Spain Fiscal
- BOE · Ley 37/1992 del IVA
- BOE · RD 1007/2023 VeriFactu
Sobre el autor: Jeanlouis Boulanger es CEO de Nextdoo, Partner Oficial Odoo Ready en España. JLM Business Solutions SL, B16842831, Tarragona. Reservar llamada de discovery · Calculadora de costes · Volver a la guía retail.